HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI ADSUN FX432PC, FX864PC

1. Thiết lập cuộc gọi
a. Gọi nội bộ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn số điện thoại -- gt; Chờ máy được gọi trả lời
- Lưu ý: Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
b. Gọi ra ngoài trung kế:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn số 0 (hoặc số 9) -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- gt; Nhấn số cần gọi
- Lưu ý:
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số 0 (hoặc số 9) tức là trung kế đang bị chiếm. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận khi đã nhấn đúng số cần gọi tức là máy được gọi đang bận. Hãy gác máy và gọi và lúc khác

2. Nhận cuộc gọi
a. Nhân cuộc gọi nội bộ
Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (từng hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có máy nhánh gọi tới.
- Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -- gt; Nhấc máy và đàm thoại
b. Nhận cuộc gọi từ trung kế
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế (hồi chuông dài hơn), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào
- Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -- gt; Nhấc máy và đàm thoại

3. Chuyển cuộc gọi:
Khi một máy đang đàm thoại với máy bên ngoài, nếu muốn chuyển cuộc gọi này cho một máy nhánh khác ta thực hiện như sau:
Nhấn # # -- gt; Nghe tín hiệu quay số nội bộ -- gt; Nhấn số nội bộ cần chuyển
Lưu ý:
- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy, hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến rồi gác máy.
- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhác máy, cuộc gọi sẽ được kết nối với máy bên ngoài.
- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối. Trong lúc bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì người bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.
- Khi nhấn số máy nhánh cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi (xem phần 4).

4. Lấy lại cuộc gọi đã chuyển
Khi chuyển cuộc gọi đến một máy nhánh mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy cần chuyển, có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển.
- Nếu chưa gác máy xuống:
Nhấn # # -- gt; Thông báo với máy bên ngoài
- Nếu đã gác máy xuống:
Nhấc máy -- gt; Nhấn * * để lấy lại cuộc gọi

5. Rước cuộc gọi:
Ví dụ: Giả sử bạn làm việc ở phòng kinh doanh (máy số 1), trong lúc bạn sang phòng kế toán (máy số 2) thì có cuộc gọi từ bên ngoài vào và máy số 1 đang đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy. Bạn có thể mượn máy số 2 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc gọi ở máy số 1.
Thao tác:
Nhấc máy nhánh bất kỳ -- gt; Nhấn **

6. Thông báo có cuộc gọi từ trung kế vào
Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nhánh được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại nội bộ với một máy nhánh khác thì sẽ nghe tín hiệu nhắc tút tút, tút tút…, thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào.
- Thao tác:
Đang đàm thoại nội bộ, nghe âm thanh tút tút… -- gt; Thông báo với người đang đàm thoại và gác máy -- gt; Nghe đổ chuông từ trung kế -- gt; Nhấc máy đàm thoại
- Lưu ý:
Máy nhánh được chỉ định nhận chuông bên ngoài, khi đang đàm thoại nội bộ mà nghe âm thanh tút tút hãy nhanh chóng kết thúc đàm thoại nội bộ, gác máy xuống để nhận cuộc gọi từ bên ngoài vào.

7. Thông báo trung kế được giải tỏa:
Khi một máy nhánh gọi ra ngoài mà tất cả các trung kế đều bận thì có thể thực hiện việc nhắc trung kế. Sau khi một trong các trung kế được giải tỏa, tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy nhánh vừa thực hiện nhắc trung kế.
- Thao tác:
Sau khi bấm số 0 (hoặc số 9) mà nghe báo bận (tất cả các trung kế đều bận) để tổng đài thông báo khi có trung kế rỗi phải gác máy xuống và thực hiện:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn # 6, nghe tín hiệu báo bận -- gt; Gác máy chờ điện thoại đổ chuông
- Lưu ý:
+ Khi thực hiện việc nhắc trung kế, máy đang gọi ra trung kế nghe tín hiệu nhắc (âm thanh tút tút, tút tút…)
+ Sau khi nhấn # 6 bạn sẽ nghe tín hiệu báo bận. Hãy gác máy và chờ cho đến khi một trong các trung kế được giải tỏa sẽ nghe điện thoại đổ chuông. Nhấc máy, nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế, nhấn số điện thoại cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế)
+ Tín hiệu chuông thông báo trung kế được giải tỏa là 6 hồi chuông ngắn cách nhau 1.5 giây, khác với tín hiệu chuông nội bộ và tín hiệu chuông khi có cuộc gọi vào từ trung kế, nếu người sử dụng nhấc máy trong lúc đổ chuông thì máy nhánh sẽ kết nối trực tiếp với trung kế, nếu nhác máy sau khi đã hết chuông thì phải nhấn số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế gọi ra ngoài.
+ Với các máy nhánh bị cấm gọi ra ngoài trên tất cả các trung kế thì không sử dụng được dịch vụ này.

8. Kiểm tra chuông:
Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông (Ringer) đang ở vị trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”
+ Phần chuông của tổng đài bị hư
Để xác định lỗi do đâu ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn # 3 -- gt; Nghe tín hiệu báo bận -- gt; Gác máy, nghe đổ chuông
- Lưu ý:
Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay thế bằng một điện thoại tốt khác. Nếu sau khi thay máy điện thoại mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì do phần chuông của tổng đài đang gặp sự cố.

9. Đàm thoại tay ba:
Tổng đài cho phép đàm thoại tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.
- Thao tác:
Đang đàm thoại với máy ngoài, muốn đàm thoại tay ba -- gt; Nhấn # # -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn số máy nhánh muốn đàm thoại tay ba -- gt; Nhấn # # để đàm thoại tay ba
- Lưu ý:
+ Khi nhấn số máy nội bộ, nếu nghe tín hiệu báo bận -- gt; máy nội bộ bên kia đang bận -- gt; nhấn # # lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.
+ Nếu máy nội bộ được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.
+ Khi đang đàm thoại hội nghẹ tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tín hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.

10. Dịch vụ đổ chuông nhờ (Call Forward)
Người sử dụng có thể dùng dịch vụ này để nhờ một máy nhánh khác nhận tất cả các cuộc gọi đến máy của mình trong lúc đi vắng.
Ví dụ: Bạn là người trực tổng đài (máy nhánh số 1) có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các cuộc gọi vào của khách hàng, nhưng vì lý do đột xuất bạn phải đi vắng. Bạn có thể nhờ phòng bảo vệ (máy số 3) tiếp nhận các cuộc gọi đến máy của bạn trong lúc đi vắng.
a. Thiết lập dịch vụ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nhấn # 5 và số máy nội bộ muốn Forward -- gt; Nghe tín hiệu báo bận -- gt; Gác máy
- Lưu ý:
+ Tổng đài chỉ cho phép Forward 1 cấp. Chẳng hạn máy 1 Forward cho máy 2, nếu máy 2 lại tiêp tục Forward cho máy ba thì khi có cuộc gọi tới máy 1 thì tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy 2 chứ không phải máy 3; còn khi có cuộc gọi tới máy 2 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy 3.
+ Forward có tác dụng cho cả cuộc gọi nội bộ và gọi từ bên ngoài vào
+ Dịch vụ này không còn tác dụng khi mất điện
b. Hủy bỏ dịch vụ:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nhấn # 4 -- gt; Nghe tín hiệu báo bận -- gt; Gác máy
Ví dụ: Trong ví dụ trên máy số 1 Forward cho máy số 2. Để khôi phục lại như cũ thao tác như sau:
Nhấc máy số 1, nhấn # 4, nghe báo bận nội bộ
- Lưu ý: Thao tác này là rất cần thiết nếu bạn có sử dụng dịch vụ này vì nếu quên thì bạn sẽ không được tất cả các cuộc gọi đến máy của mình.

11. Chuyển Mode ngày / đêm:
Tổng đài cho phép chuyển chế độ nhận chuông ngày và đêm bằng bàn phím điện thoại
- Thao tác:
+ Để chuyển sang Mode ngày: nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 8
+ Để chuyển sang Mode đêm: nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 9
- Lưu ý:
+ Tổng đài phải được lập trình: có sử dụng mode ngày / đêm
+ Thao tác này chỉ được thực hiện trên máy nhánh Jack 01
+ Tính năng này bị mất khi tổng đài bị mất điện

12. Lựa chọn trung kế gọi ra ngoài:
Tất cả các máy nhánh (được phép gọi ra ngoài) đều có quyền chọn trung kế để gọi ra ngoài.
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn * # 8 L -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- gt; Nhấn số điện thoại bên ngoài cần gọi
Trong đó: L là số trung kế, L=1: trung kế số 1; L=2: trung kế số 2; L=3: trung kế số 3;… L=8: trung kế số 8
- Lưu ý: Khi chọn trung kế muốn gọi ra ngoài nếu nghe tín hiệu báo bận tức trung kế đó đang bận hãy chọn trung kế khác hay gác máy và gọi lại sau

13. Gọi ra ngoài bằng Account Code (mã số cá nhân dành cho người dùng)
Tổng đài cho phép lập 50 mã số cá nhân dùng cho người dùng, nội dung các mã số được lập trình trong tổng đài, người sử dụng điện thoại được cấp mã account có thể gọi ra ngoài từ bất kỳ máy nhánh nào bằng mã account được cấp, nội dung các mã account có thể thay đổi khi cần thiết, cách gọi bằng mã account như sau:
- Thao tác:
Nhấc máy -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -- gt; Nhấn * # 1 + mã account -- gt; Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -- gt; Nhấn số điện thoại bên ngoài cần quay
- Lưu ý:
+ Khi máy nhánh không được cấp mã account nhưng không bị cấm gọi ra ngoài thì vẫn có thể gọi ra ngoài mà không cần account code.
+ Khi gọi bằng account máy nhánh không sử dụng được dịch vụ chọn trung kế gọi ra ngoài được (tổng đài thấy trung kế nào rỗi thì cho phép gọi ra bằng trung kế đó)
+ Khi bấm mã account mà nghe báo bận thì có hai trường hợp xảy ra: một là tất cả trung kế đều bận, hai là bấm mã account không đúng.
+ Sau khi bấm mã account ngừi sử dụng sẽ nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế và chỉ nhấn tiếp số điện thoại bên ngoài cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9)

14. Kiểm tra số máy nhánh:
Do nhu cầu thực thực tế các số máy nhánh đã được thay đổi không giống với mặc định ban đầu của nhà sản xuất, do đó sẽ gặp khó khăn trong công việc quản lý vận hành tổng đài. Tổng đài cung cấp dịch vụ rất tiện ích để giúp người quản lý tổng đài xác định số máy nhánh hiện tại và vị trí của jack line của một máy nhánh bất kỳ. Trên mặt trước của tổng đài một LED 7 đoạn để hiển thị, có thể thực hiện dịch vụ này ở bất kỳ máy nhánh nào. Có thể thực hiện hai thao tác:
a. Biết vị trí jack line tìm số hiện hành của máy nhánh:
Nhấc máy -- gt; Nhấn # 1 A
Trong đó: A là vị trí Jack line (từ 01 đến 64)
b. Biết số hiện hành của máy nhánh tìm vị trí jack line:
Nhấc máy -- gt; Nhấn # 2 XXX
Trong đó: XXX là số nội bộ của máy nhánh là số có 3 chữ số từ 100 đến 999